Dlaczego wspólnik posiadający niewielki udział może nie być widoczny w KRS

Brak nazwiska wspólnika w odpisie KRS nie oznacza, że taka osoba nie posiada udziałów w spółce. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rejestr celowo nie pokazuje pełnej struktury właścicielskiej. Granicą jest 10% kapitału zakładowego. Wspólnik, którego udział jest mniejszy, może pozostawać niewidoczny w aktualnym, a nawet pełnym odpisie KRS, mimo że jego prawa udziałowe są jak najbardziej realne.

To rozwiązanie często prowadzi do błędnych wniosków przy sprawdzaniu kontrahenta. W odpisie pojawiają się na przykład dwie osoby posiadające po 45% kapitału, więc ktoś szybko zakłada, że są jedynymi właścicielami. Brakujące 10% może jednak należeć do jednego lub kilku innych wspólników, których danych nie zobaczymy w standardowym wpisie, jeżeli żaden z nich nie osiąga ustawowego progu ujawnienia.

KRS pokazuje wspólnika dopiero od 10% kapitału

Zasada jest konkretna: w rejestrze przedsiębiorców KRS przy spółce z o.o. ujawnia się wspólników posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego, wraz z liczbą posiadanych udziałów i ich łączną wartością.

Istotne jest sformułowanie „co najmniej”. Wspólnik posiadający dokładnie 10% podlega ujawnieniu. Przy 9,99% próg nie jest osiągnięty.

Najprościej pokazać to na liczbach. Spółka ma kapitał zakładowy 50 000 zł, podzielony na 100 równych udziałów po 500 zł. W takim układzie:

• 9 udziałów ma wartość nominalną 4500 zł i odpowiada 9% kapitału – wspólnik nie musi być widoczny jako wspólnik w odpisie KRS,
• 10 udziałów ma wartość 5000 zł i daje 10% kapitału – wspólnik podlega ujawnieniu,
• 25 udziałów oznacza 25% kapitału – również podlega ujawnieniu.

Próg liczy się w odniesieniu do kapitału zakładowego, a nie do ekonomicznej wartości firmy. Jeżeli spółka jest warta 10 mln zł, a jej kapitał zakładowy wynosi 50 tys. zł, nadal punktem odniesienia dla wpisu jest właśnie kapitał zakładowy.

Nie należy również utożsamiać procentu kapitału z procentem głosów. Umowa spółki może przewidywać udziały uprzywilejowane, między innymi co do prawa głosu. Jeden udział może w określonych warunkach dawać maksymalnie trzy głosy. W efekcie ktoś posiadający niewielką część kapitału może dysponować relatywnie większym wpływem na zgromadzeniu wspólników, a mimo to próg ujawnienia w KRS nadal ocenia się przez udział w kapitale.

To jedna z najbardziej irytujących cech praktycznej analizy KRS: rubryka dotycząca wspólników wygląda jak lista właścicieli, choć pełną listą właścicieli nie jest. Sam wygląd odpisu potrafi więc wprowadzić w błąd osobę, która nie zna zasady 10%.

Także odpis pełny KRS nie rozwiązuje automatycznie problemu. Pokazuje historię wpisów znajdujących się w rejestrze. Jeżeli ktoś przez cały okres posiadania udziałów miał np. 5% kapitału i nigdy nie podlegał ujawnieniu jako wspólnik, jego nazwiska nie musi być także w historii takich wpisów.

Brak wpisu nie odbiera praw wspólnika

KRS nie jest w przypadku spółki z o.o. rejestrem, który sam w sobie tworzy prawo własności udziałów. Dlatego zdanie „nie ma go w KRS, więc nie jest wspólnikiem” jest po prostu zbyt daleko idącym wnioskiem.

Przy nabyciu udziałów znacznie ważniejsze są dokument będący podstawą przejścia udziałów, zawiadomienie spółki oraz księga udziałów.

Standardowa umowa zbycia udziału w spółce z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dla spółek działających w odpowiednim trybie S24 istnieje również możliwość dokonania zbycia przy wykorzystaniu wzorca dostępnego w systemie teleinformatycznym i odpowiednich podpisów elektronicznych.

Samo podpisanie dokumentu to jeszcze nie koniec procedury. Przejście udziału staje się skuteczne wobec spółki od chwili, w której spółka otrzyma zawiadomienie o zmianie wraz z dowodem dokonania czynności. Dopiero wtedy zarząd ma podstawę do prawidłowego zaktualizowania danych.

Zarząd spółki prowadzi księgę udziałów. Powinny znaleźć się w niej dane każdego wspólnika, a nie wyłącznie osób przekraczających próg 10%. Księga obejmuje m.in. liczbę i wartość nominalną udziałów oraz zmiany dotyczące wspólników. Każdy wspólnik ma prawo ją przeglądać.

Po wpisaniu zmiany do księgi udziałów zarząd składa sądowi rejestrowemu nową listę wspólników, podpisaną przez wszystkich członków zarządu. Lista wskazuje liczbę i wartość nominalną udziałów każdego wspólnika oraz odpowiednie informacje o zastawie lub użytkowaniu udziałów.

I właśnie tutaj pojawia się ważna różnica: lista wspólników składana do akt rejestrowych oraz lista osób widocznych bezpośrednio w odpisie KRS to nie to samo.

Możliwy jest więc całkowicie prawidłowy układ, w którym Jan Kowalski posiada 6% spółki, figuruje w księdze udziałów i na aktualnej liście wspólników, wykonuje prawo głosu oraz otrzymuje należną dywidendę, ale po pobraniu zwykłego odpisu KRS jego nazwiska wśród ujawnionych wspólników nie będzie.

Nie zmienia się też zakres podstawowych praw tylko dlatego, że pakiet jest mały. Wspólnik z 2%, 5% czy 9% nadal jest wspólnikiem. Może wykonywać prawa wynikające z jego udziałów, w tym co do zasady uczestniczyć w zgromadzeniach, głosować, korzystać z prawa do udziału w zysku czy wykonywać ustawowe prawo kontroli. Osobną kwestią są natomiast progi wymagane do wykonywania określonych praw mniejszościowych oraz ewentualne postanowienia umowy spółki.

Jak sprawdzić wspólnika, którego nie ma w odpisie KRS

Przy analizie struktury właścicielskiej samo pobranie odpisu z wyszukiwarki KRS powinno być pierwszym krokiem, a nie ostatnim.

Najbardziej praktyczna kolejność jest następująca:

• Sprawdź kapitał zakładowy i udziały osób ujawnionych w KRS. Jeżeli widoczni wspólnicy nie reprezentują 100% kapitału, brakująca część może należeć do wspólników poniżej progu ujawnienia.
• Policz procenty na podstawie wartości nominalnej. Nie opieraj się wyłącznie na liczbie udziałów, jeśli struktura udziałów wymaga dokładniejszej analizy.
• Przejrzyj Repozytorium Akt Rejestrowych. RAR pozwala bez logowania przeglądać elektroniczne akta rejestrowe. Szczególnie interesująca jest najnowsza lista wspólników złożona przez zarząd.
• Porównaj daty dokumentów. Starsza lista wspólników może być formalnie prawidłowym dokumentem z chwili jej sporządzenia, ale nie przedstawiać dzisiejszego stanu po późniejszym zbyciu udziałów.
• Przy istotnej transakcji poproś o dokument źródłowy. Jeżeli od rzeczywistej struktury właścicielskiej zależy zakup firmy, finansowanie lub wejście inwestora, sam wydruk KRS to za mało. Trzeba zweryfikować podstawę nabycia udziałów, zawiadomienie spółki i aktualną księgę udziałów.

Elektroniczne postępowanie przed rejestrem przedsiębiorców KRS obowiązuje od 1 lipca 2021 r., dlatego nowsze sprawy są znacznie łatwiejsze do prześledzenia w Repozytorium Akt Rejestrowych. Przy starszych spółkach część historycznych dokumentów może znajdować się jeszcze w papierowych aktach rejestrowych. To realna niedogodność: analiza spółki działającej od kilkunastu czy kilkudziesięciu lat potrafi wymagać sprawdzenia dokumentacji wykraczającej poza to, co wygodnie pokazuje internetowa wyszukiwarka.

Pomocniczo można sprawdzić również Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, ale trzeba rozumieć jego ograniczenia. CRBR także nie jest pełną listą wspólników. Jednym z kryteriów identyfikacji beneficjenta rzeczywistego jest posiadanie przez osobę fizyczną więcej niż 25% udziałów lub praw głosu. Osoba z mniejszym pakietem może zostać uznana za beneficjenta na innej podstawie, jeżeli faktycznie sprawuje odpowiednią kontrolę, ma szczególne uprawnienia albo wywiera decydujący wpływ. Nie wolno więc stosować prostego założenia: „nie ma osoby w CRBR, czyli nie jest wspólnikiem”.

Trzeba też uważać na zmiany przebiegające dokładnie wokół progu 10%. Jeśli wspólnik posiadał 12%, a po sprzedaży części udziałów pozostaje mu 8%, powinien zniknąć z grupy wspólników podlegających ujawnieniu w KRS. W odwrotnej sytuacji – przy wzroście z 8% do 12% – powstaje podstawa do ujawnienia go w rejestrze. Wniosek o wpis zmiany do KRS co do zasady składa się w ciągu 7 dni od zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Nie oznacza to jednak, że każda zmiana właściciela 2- czy 3-procentowego pakietu spowoduje pojawienie się nowej osoby w odpisie KRS. Zarząd nadal musi aktualizować księgę udziałów i składać właściwą listę wspólników, ale jeżeli nabywca pozostaje poniżej progu ustawowego, jego dane nie muszą trafić do rubryki wspólników widocznej w standardowym odpisie.

FAQ: niewielki udział a widoczność wspólnika w KRS

Czy osoba posiadająca 9% udziałów w spółce z o.o. będzie widoczna jako wspólnik w KRS?
Nie z samego tytułu posiadania tego pakietu. Ustawowy próg ujawnienia wynosi co najmniej 10% kapitału zakładowego.

Czy dokładnie 10% wystarcza do ujawnienia wspólnika?
Tak. Przepis mówi o posiadaniu co najmniej 10%, więc próg obejmuje również dokładnie 10%.

Czy brak wspólnika w KRS oznacza, że umowa sprzedaży jego udziałów jest nieważna?
Nie. Wpis wspólnika do KRS nie jest warunkiem ważności nabycia udziałów. Trzeba natomiast sprawdzić prawidłowość czynności zbycia i to, czy przejście udziałów zostało skutecznie zgłoszone spółce.

Gdzie można znaleźć pełniejszą informację o wspólnikach?
W pierwszej kolejności warto sprawdzić najnowszą listę wspólników znajdującą się w aktach rejestrowych oraz księgę udziałów prowadzoną przez zarząd. Dostęp do księgi udziałów przysługuje wspólnikom.

Czy CRBR pokaże wszystkich właścicieli spółki?
Nie. CRBR identyfikuje beneficjentów rzeczywistych według innych kryteriów. Samo posiadanie małego pakietu udziałów nie powoduje automatycznego ujawnienia osoby jako beneficjenta rzeczywistego.

Czy wspólnik z udziałem poniżej 10% może głosować i otrzymywać dywidendę?
Tak. Brak ujawnienia w odpisie KRS nie pozbawia praw wynikających z prawidłowo nabytych udziałów.

Czy suma udziałów wspólników widocznych w KRS musi wynosić 100%?
Nie. Jeżeli część kapitału należy do wspólników znajdujących się poniżej ustawowego progu, suma pakietów osób pokazanych w odpisie może być niższa niż 100%.

Więcej informacji na: https://nipmapa.pl

Jeżeli trzeba wykonać tylko jedną czynność, najpierw policz udział danej osoby w kapitale zakładowym. Gdy wynik jest niższy niż 10%, nie traktuj braku nazwiska w odpisie KRS jako nieprawidłowości – przejdź od razu do najnowszej listy wspólników w aktach rejestrowych i dopiero na tej podstawie oceniaj rzeczywistą strukturę właścicielską.